Am sediul firmei expirat! Ce risc?

Sediul social este un element important in jurul caruia se infiinteaza o societate comerciala.

Potrivit prevederilor Legii nr.31/1990 privind societatile comerciale, atunci cand se infiinteaza o firma noua sau cand este schimbat sediul unei societati comerciale in functiune, trebuie depusa la registrul comertului dovada detinetii legale a spatiului pentru sediu social.

Dovada sediului social poate fi facuta cu urmatoarele documente: contract de comodat, contract de inchiriere, contract de vanzare-cumparare, autorizatie de construire, proces-verbal de receptie sau extras de carte funciara, certificat de mostenitor, conventie de partaj voluntar,  hotarare judecatoreasca de partaj etc.

In situatia in care contractul de inchiriere sau de comodat a fost incheiat pentru o durata limitata de timp, iar aceasta a expirat, asociatii trebuie sa intreprinda demersuri pentru prelungirea acestuia, fie pentru schimbarea sediului social la alta adresa.

In cazul in care asociatii nu depun diligentele in aces sens, atunci firma va figura cu sediul social expirat. In aceasta situatie, registrul comertului va proceda la dizolvarea societatii comerciale.

Potrivit legii, Oficiul National al Registrului Comertului, dar si orice persoana interesata, poate solicita tribunalului,  sa pronunte dizolvarea unei firme prin hotarare judecatoreasca in cazul in care societatea comerciala are sediul expirat sau necunoscut.

Hotararea tribunalului prin care s-a pronuntat dizolvarea societatii comerciale se inregistreaza in registrul comertului, se comunica directiei generale a finantelor publice si se publica in Monitorul Oficial.

La data ramanerii irevocabile a hotararii judecatoresti de dizolvare, firma intra in lichidare, urmand sa fie radiata din registrul comertului.

In cazul in care societatea isi indeplineste, in timpul procesului, obligatia privind actualizarea sediului social pentru care a fost solicitata dizolvarea, atunci solicitatea registrului comertului va fi respinsa de tribunal ca ramasa fara obiect, iar firma isi va continua activitatea.

O alta consecinta importanta este aceea ca, potrivit Codului de procedură fiscală, orice societate comerciala este declarata inactiva dacă se află în situația în care durata deținerii spațiului cu destinația de sediu social este expirată.

Pentru a evita declararea inactivitatii de catre ANAF, firmele au de ales intre două variante:

1. Schimbarea sediului social la o nouă adresă, ce are loc atunci când durata unui sediu social a expirat, iar prelungirea sa nu poate avea loc. In aces sens, trebuie depuse urmatoarele documente la registrul comertului:

• cererea de inregistrare (original),
• hotararea adunarii generale a asociatilor/decizia asociatului unic (original),
• documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, inregistrat la administratia financiara in circumscriptia careia se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social,
• declaratia pe proprie raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social in cazul in care la administratia financiara sunt deja inregistrate si alte contracte care atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu onoros sau gratuit,
• daca este cazul, declaratie pe proprie raspundere sub semnatura privata privind schimbarea destinatiei imobilelor cu regim de locuinta (original),
• certificatul de inmatriculare si dupa caz, anexa acestuia (originale),
• avizul asociatiei de proprietari si a vecinilor (completat pe formularul-tip, original),
• actul constitutiv actualizat, (original),
• daca este cazul, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale (original),
• dovezile privind plata tarifelor legale.

In cazul in care asociatii doresc schimbarea sediului firmei, dar nu dispun de un spatiu corespunzator, pot opta pentru serviciul de gazduire a sediului social la sediul profesional al unui cabinet de avocatura.

2. Prelungirea valabilității sediului social se realizeaza in 3 zile de la data depunerii urmatoarelor acte:

• cerere de depunere si mentionare acte (original),
• actul aditional la contractul de comodat sau inchiriere (copie),
• dupa caz, imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale,
• dovezile privind plata tarifelor legale.

Declararea inactivităţii de către ANAF mai poate interveni şi în următoarele cazuri:

• contribuabilul nu îndeplineşte, pe parcursul unui semestru calendaristic, nicio obligaţie declarativă prevăzută de lege (mai exact este vorba de depunerea declaraţiilor 100, 101, 112, 300, 301, 390 VIES, 394);
• contribuabilul se sustrage controalelor efectuate de organul fiscal central prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia;
• organul fiscal central constatată că nu funcţionează la domiciliul fiscal declarat;
• inactivitatea temporară înscrisă la registrul comerţului;
• durata de funcţionare a societăţii este expirată;
• societatea nu mai are organe statutare.

Cum se declara inactivitatea firmei?

Compartimentul de specialitate din cadrul organului fiscal central în a cărui evidență sunt înregistrați contribuabilii întocmește lunar, in baza informațiilor de la Oficiul Național al Registrului Comerțului, o listă care cuprinde firmele ce au sediul expirat.

În continuare, procedura stabilește că în maximum cinci zile lucrătoare de la completarea acestei liste, ANAF întocmește o „Decizie de declarare în inactivitate”. De asemenea, în cinci zile lucrătoare, compartimentul de specialitate trebuie transmite firmei o notificare în vederea clarificării situației pentru care a fost propus pentru a fi declarat inactiv.

Firmele care, în termen de 30 de zile de la data comunicării notificării, fac dovada faptului că nu se află în situația de a avea sediul social expirat, sunt eliminate din lista contribuabililor care îndeplinesc condițiile pentru a fi declarați inactivi.

Dovada că societatea comerciala nu se mai află în situaţia pentru care a fost inclus în lista contribuabililor care îndeplinesc condiţiile pentru a fi declaraţi inactivi o reprezintă informaţia transmisă de ONRC sau certificatul constatator eliberat de ONRC cu privire la clarificarea situaţiei în cauză, depus de contribuabil la organul fiscal competent.

Declararea în inactivitate se face de către organul fiscal central, printr-o decizie după împlinirea termenului de 30 de zile de la comunicarea către firma a notificării menționata anterior.

După expirarea acestui termen, pentru fiecare contribuabil înscris în listă, care îndeplinește condiția pentru a fi declarat inactiv, Fiscul întocmește o „Decizie de declarare în inactivitate”.

Inactivitatea fiscala se inscrie in cazierul fiscal!

Cazierul fiscal, reglementat prin OG nr. 39/2015, este un mijloc de evidență și urmărire a respectării disciplinei fiscale, contabile și financiare de către contribuabili. In cazierul fiscal se înscriu și informații referitoare la inactivitatea fiscală, cu excepția inactivității fiscale declarate ca urmare a înscrierii inactivității temporare la registrul comerțului.

Inactivitatea fiscală se înscrie atât în cazierul fiscal al societatii comerciale , cat si al reprezentanților legali sau reprezentantilor desemnati ai acestora.

Firmele care au înscrise informații în cazierul fiscal se scot din evidență dacă firma declarată inactivă a fost reactivată. Astfel, data scoaterii din evidenţă este data împlinirii unui termen de 3 luni de la data reactivării firmei, în situaţia în care aceasta a fost declarata inactiva din cauza sediului social expirat.

De asemenea, în cazul în care persoana nu mai deține calitatea de reprezentant legal sau reprezentant desemnat al contribuabilului aflat în stare de inactivitate, inactivitatea fiscală este eliminată din cazierul fiscal al persoanei la data împlinirii unui termen de un an de la data înscrierii menţiunii privind schimbarea reprezentantului legal în registrul comerţului sau de la data expirării mandatului, în situaţia în care acesta este limitat în timp şi nu a fost reînnoit.

In situația în care contribuabilul decedează sau este radiat, inactivitatea fiscală înscrisă în cazierul fiscal al reprezentanţilor legali sau al reprezentanţilor desemnaţi se scoate din evidenţa acestora la data împlinirii unui termen de un an de la data radierii contribuabilului.

Informaţiile care se scot din oficiu din evidenţa cazierului fiscal se pot scoate din evidenţă şi la cererea contribuabilului, însoţită de documentele doveditoare.

Pentru solicitarea unei consultatii juridice online, va rugam sa completati FORMULARUL